5 greșeli de evitat în organizarea conferințelor

Conferințele reprezintă o gamă de oportunități, atât pentru conducerea întreprinderilor, cât și pentru angajații acestora. Totuși, organizarea unui astfel de eveniment nu este întotdeauna atât de ușoară cum pare. Și, deși ar părea că totul merge ca pe roate, uneori doar event managerul știe câte eșecuri stau după culisele evenimentului.

Așadar, ne-am propus să-ți venim în ajutor cu o listă a celor mai întâlnite greșeli în organizarea unei conferințe pe care să le eviți în viitor.

1. Te încurci în propriile viziuni.

Dacă ești antreprenor, trebuie să știi din start exact ceea ce îți dorești, să ai un concept bine definit. Dacă ești un angajat delegat pentru a te ocupa de organizare, asigură-te că știi toate detalii despre cum și-ar dori superiorul tău ca să arate evenimentul. Astfel, vei ști exact ce ai de făcut și de unde trebuie să începi.

2. Calculezi greșit bugetul.

Cred că știi că socoteala de acasă nu se potrivește cu cea de la piață. Această regulă este valabilă pentru orice domeniu și în orice circumstanțe, inclusiv în organizare. Ține cont de faptul că a organiza un eveniment presupune contractarea diferitor prestatori și a diferitor tipuri de servicii sau procurarea diferitor produse. În timp, pot interveni situații neprevăzute, așa că estimează un buget nițel mai mare decât ceea ce de fapt crezi că vei cheltui.

3. Gafezi la alegerea furnizorilor.

Prima impresie poate fi adesea înșelătoare. Atunci când îți alegi furnizorii nu lua decizii doar privind fotografiile de pe Facebook. Evaluează site-ul, serviciile care le propun, recenziile, evenimentele publice pe care le-au organizat, atitudinea pe care compania o are față de client, raportul preț-calitate-cantitate, capacitatea tehnică, calificările angajaților și termenii de lucru. Dar nu uita de transparență! Observă cât este de deschis furnizorul să îți dea sfaturi sau ce crede despre concurenții săi. Nu organiza interogatoriu, totul trebuie să decurgă natural, doar fii atent.

4. Uiți de detaliile tehnice ale locației.

Pentru o conferință sau un seminar reușit, dotarea tehnică a sălii, sonorizarea și mobilierul sunt mai importante decât culoarea textilelor sau florile de pe mese. Alege o sală care îți oferă proiector, calculator, microfon, care are un sistem bun de sonorizare, iar mobilierul poate fi amplasat după propria necesitate. Unele locații îți pot oferi chiar și fotograf și videograf. Dacă vei avea o prezentare mai specială, orientează-te spre sălile care îți oferă lumini.

5. Îți lași oaspeții flămânzi.

Dacă evenimentul tău va dura mai mult de 2 ore, ai nevoie de cel puțin o gustare. Nimeni nu va sta să asculte sau să privească, oricât de interesant ar fi, dacă îi cântă stomacul. Pentru a evita situația în care jumătate de sală se va ridica și va pleca, colaborează cu o companie de catering care va asigura cel puțin un coffee break în timpul celor câtorva ore de interactivitate. În acest caz ai grijă să fie prezentă cafeaua, ceaiul, apa plată și cel puțin 2 gustări sau fourchette, însă cu siguranță compania de catering aleasă îți va oferi cea mai bună ofertă pentru necesitățile tale.

Nu uita să-ți documentezi pașii, să menții în permanență legătura cu invitații, să te asiguri că ai la dispoziție cele mai bune echipamente tehnice și să te lași pe mâna specialiștilor în domeniu pentru ca evenimentul tău corporate să se desfășoare în condiții optime. Apelează oricând la echipa Restaurantului Select Filarmonica pentru un eveniment corporate la cheie!