5 ошибок, которых следует избегать при организации конференций

организации конференций

Конференции представляют собой целый ряд возможностей как для руководства компаний, так и для их сотрудников. Однако организовать такое мероприятие не всегда так просто, как кажется. И хотя может показаться, что все идет гладко, иногда только менеджер мероприятия знает сколько ошибки происходит за кулисами.

Итак, мы намерены помочь вам составить список наиболее распространенных ошибок при организации конференции, которых следует избегать в будущем.

Вы запутались в своих собственных видениях.

Если вы предприниматель, вам нужно с самого начала точно знать, чего вы хотите, чтобы иметь четко определенную концепцию. Если вы являетесь делегированным сотрудником, отвечающим за организацию мероприятия, убедитесь, что вы знаете все подробности о том, как ваше руководство хотело бы, чтобы мероприятие выглядело. Таким образом, вы будете знать, что делать и с чего начать.

Рассчитан неверный бюджет.

Я думаю, вы знаете, что домашний счет не соответствует рыночному. Это правило применяется к любой области и при любых обстоятельствах, включая организацию мероприятия. Примите во внимание, что организация мероприятия предполагает заключение контрактов с разными поставщиками, а также различными видами услуг либо покупку различных продуктов. Со временем могут возникнуть непредвиденные ситуации, поэтому оцените немного больший бюджет, чем вы действительно думаете, что потратите.

Выбираете неправильно поставщиков.

Первое впечатление часто может вводить в заблуждение. При выборе поставщиков не принимайте решения только по фотографиям в Facebook. Оцените сайт услуги, которые они предлагают, отзывы, публичные мероприятия, которые они организовали, отношение компании к клиенту, соотношение цена-качество-количество, технические возможности, квалификацию сотрудников и условия работы. Но не забывайте о прозрачности! Обратите внимание, насколько открыт поставщик, чтобы дать вам совет или что он думает о своих конкурентах. Не организовывайте допрос, все должно идти естественным путем, просто будьте осторожны.

Забываете о технических деталях локации.

Для успешной конференции или семинара, техническое оснащение зала, звук и мебель важнее, чем цвет текстиля или цветочных композиции на столах. Выберите конференц-зал, в котором есть проектор, компьютер, микрофон с хорошей звуковой системой, а также можно расставить мебель в соответствии с вашими потребностями. Некоторые локации могут предложить вам фотографа или видео оператора. Если вы планируете провести более специфическую презентацию, ориентируетесь на конференц-залы, которые предлагают вам дополнительный свет.

Оставляете своих гостей голодными.

Если ваше мероприятие длится более 2-х часов, вам необходим хотя бы один перекус. Никто не будет сидеть или слушать, как бы это ни было интересно, если его желудок урчит. Чтобы избежать ситуации, когда половина зала встанет и уйдет, сотрудничайте с кейтеринговой компанией, которая обеспечит как минимум один coffee break в течение нескольких часов интерактивности. В этом случае обязательно убедитесь о наличие кофе, чая, питьевой воды, как минимум, два перекуса или фуршет, но наверняка выбранная кейтеринговая компания предложит вам лучшее предложение для вашего мероприятия.

Не забывайте документировать свои шаги, будьте всегда на связи с своими гостями, убедитесь, что в вашем распоряжении самое лучшее техническое оборудование, и позвольте себе доверится специалистам в этой области, чтобы ваше корпоративное мероприятие прошло в лучших условиях. Позвоните в любое время команде Select Filarmonica для организации конференции под ключ!